Häufige Fragen

Sie laden Dokumente hoch – Nextdoc erkennt per KI den Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Versicherung usw.), extrahiert die wichtigsten Daten und legt alles automatisch in die passenden Ordner. Die Inhalte werden durchsuchbar und stehen für Zusammenfassungen und Fragen bereit.

PDF, Bilder und E-Rechnungen. Erkannte Typen umfassen u. a. Rechnungen, Mietverträge, Anstellungsverträge, Leasing, Nebenkosten, Versicherungen, Verträge und Finanzamt-Post. Dokumente lassen sich außerdem vor dem Upload teilen (Split-Vorschau mit Leerseiten-Erkennung).

Der Inhalt jedes Dokuments wird per OCR lesbar gemacht und indiziert – Sie suchen über alle Ordner, Teams und Dokumenttypen hinweg und finden Treffer auch innerhalb von PDFs und Bildern.

Ja. Der KI-Dokumenten-Chat beantwortet Fragen mit Quellenangabe aus Ihren eigenen Dokumenten (Premium). Das Steuer+ Dashboard wertet Belege zusätzlich nach Umsatzsteuer und Zeiträumen aus – inklusive PDF-Report für den Steuerberater.

Ein Unternehmenskonto kann mehrere Teams enthalten, z. B. nach Abteilung. Ranks legen fest, welche Rechte Mitglieder haben – vom Lesen bis zur Verwaltung von Mitgliedern und Teams. Dokumente können je Team abgegrenzt oder konto-weit sichtbar gemacht werden.

Mitarbeiter und Teams sind Teil des Business-Tarifs: 3 Mitglieder sind enthalten, weitere können je 5 €/Monat hinzugebucht werden, Teams sind unbegrenzt. Die Verwaltung finden Sie unter „Organisation → Mitarbeiter & Teams“.

Eingehende Rechnungen starten automatisch mit dem Status „Eingegangen“. Sie können einer zuständigen Person zugeordnet werden, die die Rechnung prüft und freigibt oder ablehnt. Der komplette Verlauf wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten; das Firmen-Dashboard zeigt offene Freigaben je Mitarbeiter. Der Workflow lässt sich unter „Organisation → Einstellungen“ ein- oder ausschalten.

Ja. Dokumente sind pro Konto und Team abgegrenzt – nur Nutzer mit entsprechender Berechtigung sehen ein Dokument. Zusätzlich wird jede Datei verschlüsselt gespeichert: Jedes Konto besitzt einen eigenen AES-256-Schlüssel, sodass Inhalte selbst bei direktem Zugriff auf den Speicher nicht lesbar sind.

Nextdoc ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt: Sie können Ihre Daten jederzeit als Export herunterladen (Art. 20) und Ihr Konto samt Dokumenten vollständig löschen (Art. 17). Passwörter verwalten Sie selbst per Self-Service. Vor jedem Cloud-KI-Aufruf werden personenbezogene Daten automatisch geschwärzt; Login-Metadaten werden nach 180 Tagen gelöscht; automatisierte Löschungen werden als Löschprotokoll dokumentiert (JSON/PDF-Export). Details regeln unsere Datenschutzhinweise (siehe Fußzeile).

Der Server erkennt identische Dateien über den Datei-Hash und lehnt Dubletten mit einem klaren Hinweis ab (409). Um dennoch dieselbe Datei bewusst hochzuladen, bestätigen Sie dies im Upload-Dialog ausdrücklich.

Im Business-Tarif werden gesetzliche Fristen nach § 147 AO / § 257 HGB je Dokumenttyp automatisch überwacht: Sie werden gewarnt, bevor Unterlagen aufbewahrungsfrei werden, und erhalten ein revisionssicheres Aufbewahrungszertifikat (PDF mit Frist, Metadaten und SHA-256-Fingerabdruck).

Der Geheimnisschutz-Modus (Business-Funktion) ist auf die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB ausgelegt: Alle Cloud-KI-Aufrufe laufen dann ausschließlich mit automatischer Schwärzung personenbezogener Daten, und die Cloud-Transkription von Audiodaten ist deaktiviert (Audio lässt sich nicht automatisch schwärzen). Dazu kommen Zugriffsprotokoll je Dokument, verschlüsselte Speicherung und ein exportierbares Löschprotokoll für geordnete Vernichtung. Was Sie zusätzlich organisatorisch beachten sollten, zeigt der § 203-Leitfaden im Compliance-Paket – der Modus entbindet nicht von den eigenen Berufspflichten.

Ja. Über eine E-Signatur-Anfrage senden Sie eine Signaturanfrage per E-Mail. Der Empfänger signiert im Browser ohne Konto. Die signierte Fassung wird als neue Version gespeichert.

Ja, über Freigabe-Links. Sie können einen Link mit Ablaufdatum und optional mit Passwort erstellen und festlegen, ob der Empfänger das Dokument herunterladen darf.

Im Mandanten-Portal (Business) geben Sie Ihren Kunden – etwa Mietern oder Kanzleien – einen eigenen Zugang: Mit Firmen-Branding, eigener Anmeldung, zugewiesenen Dokumenten und täglich neuen Freigaben. Die Zugänge werden in 5er-Paketen (10 €/Monat) auf der Premium-Seite hinzugebucht.

Der Einstieg ist kostenlos und deckt den kompletten Dokumenten-Kern ab (OCR, Klassifizierung, Volltextsuche, automatische Ablage) – mit 5 Uploads pro Tag und 200 MB Speicher. Premium ergänzt die KI-Aufbereitung (Zusammenfassung, Kennzahlen, Tags), KI-Chat, Steuer+, E-Signatur, Freigabe-Links, Versions-Vergleich sowie unbegrenzte Uploads und Speicher. Business kommt mit Teams, Workflow, Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO / § 257 HGB), Rechnungen, E-Mail-Import und Transkription. Aktuelle Preise finden Sie in der App auf der Premium-Seite.

Im kostenlosen Tarif sind 5 Uploads pro Tag und insgesamt 200 MB Speicher möglich, je Dokument werden bis zu 5 Versionen aufbewahrt. Mit Premium oder Business entfallen alle diese Grenzen.

Nein, solange Sie Ihr Konto nutzen. Nur wenn ein kostenloses Konto 12 Monate ohne Login bleibt, warnen wir 30 Tage lang per E-Mail und In-App-Hinweis und löschen danach die Dokumente (das Konto bleibt bestehen). Jede Anmeldung setzt die Frist zurück. Premium- und Business-Konten sind von der automatischen Löschung ausgenommen; gesetzliche Aufbewahrungsfristen überwacht der Business-Tarif (siehe unten).

So lange Sie Ihr Konto aktiv nutzen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bis 10 Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB) überwacht der Business-Tarif automatisch – inklusive Warnung vor Ablauf und revisionssicheren Aufbewahrungszertifikat.